เทคนิคการปฏิบัติงานในสายสนับสนุน

บทที่ ๔

การปฏิบัติงานในสายสนับสนุน ด้วยระบบ PDCA

          การนำระบบวงจรคุณภาพ (PDCA) มาใช้ในงานสายสนับสนุน ฝ่ายบริหาร วิทยาลัยนาฏศิลปอ่างทอง เพื่อการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ ในแต่ละงานได้เสนอความคิดเห็น สรุปตามขั้นตอน ดังนี้

          ขั้นตอนที่ ๑ การวางแผน  (P-Plan ) แต่ละงานมีการวางแผนการปฏิบัติงานสรุปเป็นไปในแนวทางเดียวกัน คือ

๑. ประชุมวางแผนงาน (การกำหนดว่ามีอะไรต้องทำบ้าง) การประชุมเป็นการเตรียมการทำงานที่จะทำให้งานสำเร็จและมีประสิทธิภาพ ในประชุมวางแผนงาน  ต้องมีการกำหนดเป้าหมายที่จะทำงานให้ชัดเจน  แนวทางการดำเนินงานทำอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ ระยะเวลาในการทำงาน และต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง มีการกำหนดการประเมินผล ติดตามผล รวบรวมข้อมูลอย่างไร เพื่อง่ายในการดำเนินการ

๒. กำหนดเป้าหมาย (เป้าหมายคืออะไร) เป็นการกำหนดทิศทางการทำงานที่ให้เป็นไปตามเป้าหมายหรือนโยบายของการปฏิบัติงานในสายงาน และองค์กร

๓. มอบหมายผู้รับผิดชอบ ( ใครทำและทำอะไร ) เป็นการกำหนดผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน กล่าวง่ายๆ คือ การใช้คนให้ตรงกับงาน จะทำให้งานบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

๔.เตรียมวัสดุอุปกรณ์ (ต้องใช้อะไรบ้าง) เป็นการกำหนดงบประมาณ ว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง เช่น ต้องซื้อวัสดุ อุปกรณ์  ค่าตอบแทน และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่จำเป็นในงาน โดยคำนึงถึงความพอเพียง ความเหมาะสม และคุ้มค่า

๕. ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน (ระยะเวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอนใช้เวลาเท่าไร) การกำหนดเวลาในการปฏิบัติงานทำให้งานมีประสิทธิภาพ เพราะจะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทราบว่างานใดควรจะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นเมื่อไร อะไรควรทำก่อน อะไรควรทำที่หลัง สามารถติดตามงานให้เป็นไปตามเป้าหมายด้วยกำหนดเวลา

๗.ปฏิบัติงานตามแผน (ทำอย่างไร ทำเมื่อใด ทำที่ไหน มีขั้นตอนอย่างไร ) มีการกำหนดขั้นตอนวิธีการปฏิบัติให้ชัดเจน

๘.ติดตามผลและประเมินผล (มีการติดตามและประเมินผลอย่างไร) มีการกำหนดรูปแบบการติดตามผล และประเมินผลไว้ล่วงหน้า เพื่อสะดวกในการจัดเก็บข้อมูล

๙. ปรับปรุง และรายงานผล  เผยแพร่ (ควรปรับปรุงอะไรบ้าง และ รายงานผล เผยแพร่ให้ใครได้รับทราบ) หากงานไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ควรดำเนินการแก้ไขอย่างไร เพื่อให้งานเกิดประสิทธิภาพ และได้ผลตามเป้าหมายที่ต้องการ สำหรับการรายงานผลใครเป็นผู้ที่ต้องรับรู้การทำงานในครั้งนี้บ้าง ทำให้เกิดการเผยแพร่เป็นประโยชน์ในการปฏิบัติงานกับหน่วยงานอื่นต่อไป

ขั้นตอนที่ ๒ การปฏิบัติ ( D – Do ) แต่ละงานมีแนวทางการปฏิบัติงาน ดังนี้ 

            ๑. งานบุคลากรและสวัสดิการครู : จัดทำปฏิทินงาน เผยแพร่ให้ทุกคนถือปฏิบัติ ผู้ปฏิบัติงานต้องเข้าใจงานเป็นอย่างดีพร้อมให้คำแนะนำ ใช้การประชาสัมพันธ์ทุกวิธี ประชุมเพื่อปรึกษาปัญหา อุปสรรคและแก้ไขปัญหาอุปสรรค

๒. งานการเงินและบัญชี : การปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผนที่กำหนด ลงมือปฏิบัติตรวจสอบความถูกต้อง และดำเนินการแก้ไขก่อนการลงมือปฏิบัติ

๓. งานแผนงานและงบประมาณ : เข้าใจขอบข่ายของงาน เสียสละเวลา ดำเนินการตามปฏิทินปฏิบัติงานแผนปฏิบัติการประจำปี แผนปฏิบัติราชการและแนวทางของแผนกลยุทธ์พัฒนาวิทยาลัย และความต้องการของบุคลากร มีแบบฟอร์มครบถ้วนสามารถใช้ได้จริง ประชุมผู้เกี่ยวข้อง ประสานงานด้วยมิตรภาพ ติดตามประเมินผล  เมื่อมีปัญหาและอุปสรรคสอบถามผู้รู้เพื่อแก้ไขปัญหาและอุปสรรค  และรายงานให้ผู้บังคับบัญชาได้รับทราบ 

๔. งานประชาสัมพันธ์ : มอบหมายหน้าที่ ผู้ปฏิบัติงานตามหน้าที่  กำหนดเวลาในการทำงานตามปฏิทินและปฏิบัติตาม ประสานงานกับหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกเพื่อรับ-ส่งข้อมูลข่าวสารประชาสัมพันธ์ 

๕.งานธุรการและสารบรรณ : ปฏิบัติงานตามหลักกิจกรรม  ๕ ส คือ สะสาง สะดวก สะอาด  สุขลักษณะ  และสร้างนิสัย

            ๖. งานพัสดุ : ปฏิบัติงานตามแผน สำรวจความต้องการของบุคลากร จัดซื้อ/จัดจ้าง ตามระเบียบวัสดุครุภัณฑ์ ดูแลรักษา ซ่อมบำรุงให้พร้อมกับการใช้งานเสมอ     

            ๗. งานยานพาหนะ : สร้างพนักงานขับรถที่มีประสิทธิภาพ  ตรวจสอบรถยนต์ให้พร้อมการใช้งาน และบริหารจัดการการใช้รถอย่างมีประสิทธิภาพ

            ๘. งานอาคารสถานที่ : ยึดหลัก “ต้อง ๓ พร้อม” คือ อาคารสถานที่พร้อม อุปกรณ์พร้อม และผู้ปฏิบัติงานพร้อม

            ๙. งานรักษาความปลอดภัย : ปฏิบัติงานตามแผน มีปัญหาต้องแก้ไข กำหนดมาตรการในการรักษาความปลอดภัย และควบคุมให้เป็นไปตามมาตรการอย่างเคร่งครัด

๑๐. งานสารสนเทศ : กำหนดเป้าหมายในการเก็บข้อมูล มอบหมายงาน กำหนดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน และมีมาตรการแก้ไขปัญหาหากไม่ได้ข้อมูล

งานในสายสนับสนุน สามารถปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพต้องปฏิบัติดังนี้

๑.  ปฏิบัติงานตามแผนงาน  โดยวางแผนกำหนดการ แยกกิจกรรมที่ต้องกระทำ  กำหนดเวลาในแต่ละขั้นตอน และจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้

๒.  มอบหมายผู้รับผิดชอบ  เมื่อรับมอบหมายหน้าที่ให้ปฏิบัติงาน สิ่งสำคัญของผู้ปฏิบัติงาน คือ         ผู้ปฏิบัติทุกคนต้องมีความรับผิดชอบต่อหน้าที่  มีความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเป็นอย่างดี มีความเสียสละ และมีจิตใจที่ดีงาม จึงจะทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ  

๓. วางแผนการแก้ไขปัญหา อุปสรรค การทำงานงานแต่ละขั้นตอนมักมีปัญหาอุปสรรค ฉะนั้น การปฏิบัติงานหากมีปัญหา ควรมีการประชุมเพื่อหาทางออกให้กับงาน จะทำให้งานดำเนินไปด้วยความราบรื่น

          ขั้นตอนที่ ๓ การตรวจสอบ  ( C - Check ) งานสายสนับสนุนมีแนวทางการปฏิบัติงาน ดังนี้ 

            ๑. งานบุคลากรและสวัสดิการครู : ใช้วิธีการประเมินความพึงพอใจ และประเมินผลตามสภาพจริง

๒. งานการเงินและบัญชี : ตรวจสอบ และติดตามผลอย่างต่อเนื่อง ให้เป็นไปตามกำหนด

๓. งานแผนงานและงบประมาณ  :  มอบหมายผู้รับผิดชอบ รวบรวมข้อมูล รายงานผล และตั้งคณะกรรมการเร่งรัดการใช้จ่ายงบประมาณประจำปี ให้เป็นไปตามเป้าหมายในการเบิกจ่าย หากเกิดปัญหา อุปสรรค แก้ปัญหาแบบมิตรภาพ

๔. งานประชาสัมพันธ์ : ติดตามผลการปฏิบัติงานให้ได้ตามที่กำหนด ประเมินผลความพึงพอใจ และประเมินความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย

๕. งานธุรการและสารบรรณ : ผู้ปฏิบัติงานต้องติดตาม วัด และทบทวน เพื่อตรวจสอบผลการดำเนินการ คือเปรียบเทียบความสำเร็จเมื่อเทียบกับเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ประเมินความพึงพอใจของผู้รับบริการ  ประสิทธิภาพในการใช้ทรัพยากรแนวโน้มของผลการดำเนินงาน  และปัญหาที่คาดว่าจะเกิดขึ้น

๖. งานพัสดุ : การดำเนินการต้องติดตามการตรวจสอบและการประเมินปัญหาควบคู่ไปกับการดำเนินงานขั้นตอน

            ๗. งานยานพาหนะ : ประเมินผลความพึงพอใจทุกครั้งเมื่อมีการปฏิบัติงาน โดยแบ่งเป็น ๓ ด้าน คือ พนักงานขับรถ  การดูแล รักษายานพาหนะ และ การบริหารจัดการ ประมวลผล สรุปรายงานต่อผู้บังคับบัญชา

            ๘. งานอาคารสถานที่ : มีการประชุมเพื่อประเมินผลการดำเนินการ และประเมินผลความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ ประมวลผล สรุปและรายงานผลต่อผู้บังคับบัญชา

            ๙. งานรักษาความปลอดภัย : ตรวจสอบการดำเนินการทุกขั้นตอนอย่างเคร่งครัด และประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ

๑๐. งานสารสนเทศ : ประชุมผู้ปฏิบัติงานสรุปงานติดตามความก้าวหน้า มีปัญหา ระดมสมองเพื่อแก้ไขปัญหาอุปสรรค และปรับปรุงให้เป็นไปตามเป้าหมาย

            สรุปภาพรวมของการตรวจสอบ  ( C- Check ) มีการตรวจสอบ ๒ แบบ คือ

๑. การประเมินผลความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ โดยการทำแบบประเมินความพึงพอใจ เพื่อแจกให้กับผู้รับบริการทุกท่าน รวบรวมข้อมูล  วิเคราะห์ข้อมูล แปลความหมาย และตรวจสอบความน่าเชื่อในการประเมิน 

๒. ประเมินจากการปฏิบัติงานตามสภาพจริง  การประชุมหรือหัวหน้างาน  ติดตามความก้าวหน้า เมื่อมีปัญหา อุปสรรค ดำเนินการแก้ไขในทันที เพื่อให้งานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด

ขั้นตอนที่ ๔ การปรับปรุง  (A- Act ) งานสายสนับสนุนมีการปรับปรุงการปฏิบัติงาน ให้เป็นไปตามระบบ PDCA  ทั้ง ๑๐ งาน มีลักษณะคล้ายคลึงกัน สรุปได้ดังนี้    

๑. การนำผลการประเมินมาปรับปรุงงาน หลังจากประเมินผลในขั้นตรวจสอบ ( C- Check ) รวบรวมผลการประเมินมาวิเคราะห์ สังเคราะห์ แปลผลในภาพรวมทั้งหมด มาปรับปรุงการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน และปรับปรุงแผนการดำเนินงาน  ให้เป็นไปตามแผน และเป้าหมายที่กำหนดไว้  

๒. วางแผนการพัฒนา เมื่อทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นปรับปรุงแก้ไขให้ได้ตามเป้าหมาย สิ่งที่ต้องทำอีกขั้นหนึ่ง  คือ ต้องพัฒนาให้ดีขึ้นกว่าเดิม เพราะการปฏิบัติงานไม่ควรย่ำอยู่กับที่ ควรเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานให้สูงขึ้น

๓. รายงานข้อมูล นำข้อมูลที่ได้รายงานผลต่อผู้บังคับบัญชา และควรนำข้อมูลที่ได้รับจากการพัฒนาเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถใช้ได้สะดวก รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน  ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการปฏิบัติงานและประกอบการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ  

การนำระบบวงจรคุณภาพ (PDCA) มาใช้ในการปฏิบัติงานในสายสนับสนุน ทำให้การทำงานเป็นไปตามขั้นตอน หากการปฏิบัติงานเป็นไปตามวงจรคุณภาพที่กำหนด ก็จะทำให้งานบรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ และหากการดำเนินงานเกิดปัญหาหรือสะดุด ไม่ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดแสดงว่าการปฏิบัติงานขั้นตอนใดหายไป ต้องทบทวนแก้ไข เพื่องานเกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น