บทที่ 5
สรุป ปัญหา และข้อเสนอแนะ
การปฏิบัติงานสายสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพ
โดยในระบบ PDCA มีข้อสรุป
ปัญหา และข้อเสนอแนะ ดังนี้
สรุป
งานสายสนับสนุนเป็นงานในฝ่ายบริหาร มีงานในสายงานทั้งหมด ๑๐ งาน
ประกอบด้วย คือ งานธุรการและสารบรรณ งานบุคลากรและสวัสดิการ งานการเงินและบัญชี งานแผนงานและงบประมาณ งานพัสดุงานยานพาหนะ งานอาคารสถานที่ งานรักษาความปลอดภัย งานสารสนเทศ งานประชาสัมพันธ์ ขอบข่ายในการปฏิบัติงานมีความหลากหลายแต่งานหลักจะเป็นการบริการให้กับครู
บุคลากร นักเรียน นักศึกษา และบุคคลภายนอก
ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของสายสนับสนุน
คือ การกระทำของแต่ละบุคคลที่มีความสามารถ
และความพร้อม
ทุ่มเทอย่างเต็มใจในการปฏิบัติงานของตนอย่างคล่องแคล่ว ด้วยความมีระเบียบ
มีกฎเกณฑ์ ปฏิบัติงานให้เสร็จทันเวลา รวดเร็ว ถูกต้อง มีคุณภาพและมาตรฐาน ปัจจัยที่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน
มี ๓ ปัจจัย คือ คน การปฏิบัติงาน และการบริหารงาน
ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานสายสนับสนุนมีเทคนิควิธีการพอสรุปได้
คือ
๑. ผู้ปฏิบัติงาน ต้องมีความรู้ความเข้าใจในงานที่ตัวเองปฏิบัติ
มีประสบการณ์ มีความถูกต้องแม่นยำในการทำงานเพื่อลดความผิดพลาด มีความริเริ่มสร้างสรรค์
เป็นมิตรที่ดีกับผู้ปฏิบัติงานด้วยกัน นอกจากนี้ต้องมีความคล่องตัวในการปฏิบัติงานมีความเสียสละเวลาในการปฏิบัติงาน
จึงจะเป็นบุคคลที่มีคุณภาพ
ในการปฏิบัติงาน
๒. มีการวางแผนงานที่ชัดเจน
ในที่นี้งานสายสนับสนุนของวิทยาลัย ได้นำการวางแผนการปฏิบัติงาน ด้วยระบบ PDCA
คือ มีการวางแผน การปฏิบัติ การตรวจสอบ และการปรับปรุง
ซึ่งเป็นการสร้างศักยภาพในการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น
๓. มีการบริหารเวลา การทำงานทุกครั้งจะเห็นว่างานในสายสนับสนุนจะนำปฏิทินปฏิบัติงานมาใช้ เพื่อกระตุ้นเตือนผู้ปฏิบัติงานและผู้รับบริการ
ให้ทำงานให้ตรงกับเวลาจะได้ไม่เสียสิทธิประโยชน์และสะดวกในการปฏิบัติงาน
๔. การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการปฏิบัติงาน
ต้องยอมรับว่าการนำเทคโนโลยีมาช่วย ในการทำงาน ทำให้ประหยัดเวลา
ในการติดต่อสั่งการหรือแม้กระทั่ง การรวบรวมข้อมูล ส่งข้อมูล บางทีผู้บริหารข้อมูลจากงานสายสนับสนุน
สามารถส่งข้อมูลทั้งหมดผ่าน ระบบ Internet
(E-mail) แม้การประชุมในปัจจุบันมีการนำระบบ วีดีโอคอนเฟอเรนท์
มาใช้ในการประชุม ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปยังส่วนกลาง
๕. การทำงานเป็นทีม การร่วมมือร่วมใจเป็นสิ่งหนึ่งที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ
มีผู้นำ ที่ดี
มีการยอมรับซึ่งกันและกันในการปฏิบัติงาน มีความไว้วางใจกัน มีความจริงใจ
ไม่คำนึงแต่ประโยชน์ส่วนตนจนทำให้การปฏิบัติงานเสียหาย
การนำระบบวงจรคุณภาพ
PDCA มาใช้ในการปฏิบัติงาน
หลักการของ PDCA มีแนวทางในการปฏิบัติ ดังนี้
ขั้นตอนที่
๑ การวางแผน (Plan) ได้แก่ การเตรียมการไว้ล่วงหน้าเพื่อจะทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ
โดยกำหนดเป้าหมาย จัดทำแผนตามเป้าหมาย แนวทางการดำเนินงาน
ระยะเวลา งบประมาณ ผู้รับผิดชอบ และการประเมินผล
ขั้นตอนที่
๒ การดำเนินตามแผน (Do) ได้แก่ การดำเนินงานต่อเนื่องจากการวางแผน โดยมีการอบรม
ประชุมชี้แจง มอบหมายผู้รับผิดชอบ และให้การสนับสนุนงบประมาณ ทรัพยากร บุคลากร และดำเนินการนิเทศ
แนะนำ กำกับ ติดตาม เพื่อให้งานเป็นไปตามแผนที่กำหนด
ขั้นตอนที่
๓ การตรวจสอบ (Check) ได้แก่ การประเมินผลการปฏิบัติตามแผน
โดยจัดให้มีการประเมินผลตามแผนที่กำหนด
วิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุที่เกี่ยวข้องจากการเปรียบเทียบระหว่างเป้าหมายกับการดำเนินตามแผน
เพื่อจะทราบว่าต้องปรับปรุงแก้ไขอย่างไร
ขั้นตอนที่ ๔
การปรับปรุงแก้ไข (Act) ได้แก่
การนำผลการวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุที่เกี่ยวข้อง
มาปรับปรุงแก้ไข
และหากผลการดำเนินงานยังไม่เป็นไปตามเป้าหมายก็ต้องปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินงานใหม่ให้เหมาะสมในการวางแผนระยะต่อไป
แต่ถ้าผลการประเมินพบว่างานสำเร็จตามเป้าหมายแล้ว ในการวางแผนครั้งต่อไปต้องปรับเปลี่ยนเป้าหมายให้สูงขึ้นเพื่อให้เกิดการพัฒนา
และจัดทำรายงานไว้เป็นหลักฐาน
การปฏิบัติงานสายสนับสนุน ด้วยระบบ PDCA ของแต่ละสายงานมี ดังนี้
ขั้นตอนที่
๑ การวางแผน (P-Plan )แต่ละงานมีการวางแผนการปฏิบัติงานสรุปเป็นไป ในแนวทางเดียวกัน คือ ประชุมวางแผนงาน กำหนดเป้าหมาย มอบหมายผู้รับผิดชอบ เตรียมวัสดุอุปกรณ์ ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน ปฏิบัติงานตามแผน ติดตามผลและประเมินผล ปรับปรุง และรายงานผลเผยแพร่
ขั้นตอนที่ ๒ การปฏิบัติ ( D –
Do )
๑.
ปฏิบัติงานตามแผนงาน โดยวางแผนกำหนดการ แยกกิจกรรมที่ต้องกระทำ
กำหนดเวลาในแต่ละขั้นตอนและจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้
๒.
มอบหมายผู้รับผิดชอบ เมื่อรับมอบหมายหน้าที่ให้ปฏิบัติงาน
สิ่งสำคัญของผู้ปฏิบัติงาน คือ ผู้ปฏิบัติทุกคนต้องมีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ มีความรู้
ความสามารถในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย
เป็นอย่างดี มีความเสียสละ และมีจิตใจที่ดีงาม
จึงจะทำงานให้เกิดประสิทธิภาพ
๓.วางแผนการแก้ไขปัญหา
อุปสรรค การทำงานแต่ละขั้นตอนมักมีปัญหาอุปสรรค ฉะนั้น การปฏิบัติงานหากมีปัญหา
ควรมีการประชุมเพื่อหาทางออกให้กับงาน จะทำให้งานดำเนินไปด้วยความราบรื่น
ขั้นตอนที่ ๓ การตรวจสอบ ( C- Check ) มีการตรวจสอบ
๒ แบบ คือ
๑.
การประเมินผลความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ โดยการทำแบบประเมินความพึงพอใจ
เพื่อแจกให้กับผู้รับบริการทุกท่าน รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล
แปลความหมาย และตรวจสอบความน่าเชื่อ
ในการประเมิน
๒.
ประเมินจากการปฏิบัติงานตามสภาพจริง การประชุมหรือหัวหน้างาน
ติดตามความก้าวหน้า เมื่อมีปัญหา อุปสรรค ดำเนินการแก้ไขในทันที
เพื่อให้งานเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด
ขั้นตอนที่ ๔ การปรับปรุง (A-Act )
งานสายสนับสนุนมีการปรับปรุงการปฏิบัติงาน ให้เป็นไปตามระบบ PDCA ทั้ง ๑๐ งาน มีลักษณะคล้ายคลึงกัน สรุปได้ดังนี้
๑. การนำผลการประเมินมาปรับปรุงงาน
หลังจากประเมินผลในขั้นตรวจสอบ(
C-Check )
รวบรวมผลการประเมินมาวิเคราะห์ สังเคราะห์ แปลผลในภาพรวมทั้งหมด
มาปรับปรุงการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน
และปรับปรุงแผนการดำเนินงาน
ให้เป็นไปตามแผน และเป้าหมายที่กำหนดไว้
๒. วางแผนการพัฒนาเมื่อทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นปรับปรุงแก้ไขให้ได้ตามเป้าหมาย
สิ่งที่ต้องทำอีกขั้นหนึ่ง คือ
ต้องพัฒนาให้ดีขึ้นกว่าเดิม เพราะการปฏิบัติงานไม่ควรย่ำอยู่กับที่
ควรเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานให้สูงขึ้น
๓. รายงานข้อมูล
นำข้อมูลที่ได้รายงานผลต่อผู้บังคับบัญชา
และควรนำข้อมูลที่ได้รับจากการพัฒนาเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถใช้ได้สะดวก
รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน
ซึ่งจะเป็นประโยชน์
ในการปฏิบัติงานและประกอบการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ
การนำระบบวงจรคุณภาพ (PDCA) มาใช้ในการปฏิบัติงานในสายสนับสนุน ทำให้การทำงานเป็นไปตามขั้นตอน
หากการปฏิบัติงานเป็นไปตามวงจรคุณภาพที่กำหนด ก็จะทำให้งานบรรลุผล ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้
และหากการดำเนินงานเกิดปัญหาหรือสะดุด ไม่ได้ตามเป้าหมายที่กำหนด แสดงว่าการปฏิบัติงานขั้นตอนใดหายไป
ต้องทบทวนแก้ไข เพื่องานเกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ปัญหา
ปัญหาที่เป็นอุปสรรคในการปฏิบัติงานในสายสนับสนุนสำคัญ
มีดังนี้
๑. ตัวผู้ปฏิบัติงาน
เนื่องมาจากผู้ปฏิบัติงานเกือบทั้งหมดเป็นข้าราชการครู ภารกิจหลัก คือ การสอน
ผู้ปฏิบัติงานต้องรู้จักบริหารเวลา และต้องเสียสละอย่างสูงในการปฏิบัติงาน เพราะถ้าหากเกิดการผิดพลาดอาจทำให้งานได้รับความเสียหายทั้งสองด้าน
ฉะนั้นจึงต้องการวางแผนการทำงานอย่างรอบคอบ
๒. งบประมาณ งานในสายสนับสนุนเป็นงานที่ต้องอาศัยปัจจัยทางการเงินและงบประมาณสูง
แต่การจัดสรรงบประมาณในแต่ละปีมีจำกัดทำให้การบริหารจัดการเป็นไปด้วยความลำบาก
ทำให้หลายครั้งงานไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ
เนื่องจากการขาดงบประมาณในการสนับสนุน
๓. การบริหารงาน การบริหารงานบางครั้งไม่เป็นตามระบบที่กำหนดไว้
ภาระงานส่วนใหญ่จะตกอยู่ที่หัวหน้างานเป็นผู้รับผิดชอบ หัวหน้างานบางงานไม่ได้กระจายงานให้กับผู้ปฏิบัติงานทำให้งานเกิดการสะสมและไม่มีประสิทธิภาพ
ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย
ข้อเสนอแนะ
๑. เผยแพร่ความรู้ให้กับบุคลากรทั้งหมดของวิทยาลัยและฝึกปฏิบัติ
เรื่อง “เทคนิคการปฏิบัติงานสายสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพ”
ระบบ PDCA เพื่อให้ทุกคนคิดเป็น
๒. มีความชัดเจนในการวางแผน กำหนดเป้าหมาย เพื่อให้ผู้ทำงานเข้าใจตรงกัน
๓. มีความชัดเจนในการกำหนดผู้รับผิดชอบเพื่อไม่ให้มีการเกี่ยงกันทำงาน
๔. จัดงบประมาณและอุปกรณ์ให้เพียงพอเพื่อไม่ให้งานหยุดชะงัก
๕. ควรมีการติดตาม
ตรวจสอบการดำเนินงานและนำข้อมูลไปใช้อย่างจริงจังเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานเห็นความสำคัญของงานที่ทำ
๖. ควรมีการติดตามงานอย่างต่อเนื่องอย่างสม่ำเสมอ
๗. ควรนำข้อมูลที่ได้ไปใช้จริง
เช่น งานที่ไม่บรรลุเป้าหมายต้องหาวิธีการปรับปรุงแก้ไข
และงานที่บรรลุเป้าหมายพัฒนาให้งานดีขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น